Requerimientos Para Trámites
Para poder llevar a cabo correctamente y en plazo la contabilidad, las declaraciones fiscales, la elaboración de nóminas y la liquidación de los seguros sociales, necesitamos que nuestros clientes nos faciliten periódicamente toda la documentación e información necesaria.
1. Envío mensual de la información fiscal y contable
La información fiscal y contable deberá remitirse mensualmente, procurando que esté completa y ordenada y que corresponda al período que se va a contabilizar o liquidar.
En particular, deberán enviarse:
- Ingresos y ventas: facturas emitidas y demás documentos justificativos de los ingresos.
- Gastos y compras: facturas recibidas, tickets y otros justificantes de gastos relacionados con la actividad.
- Movimientos y documentación adicional: cualquier documento que pueda tener trascendencia contable o fiscal.
Es importante que la documentación sea remitida dentro de los plazos establecidos, ya que de ello depende que podamos preparar correctamente las obligaciones contables, fiscales y laborales y presentarlas en plazo.
2. Plataforma de envío: TeamSystem Facturas Billin
Toda la documentación deberá remitirse a través de nuestra plataforma de gestión y facturación TeamSystem Facturas Billin.
Esta herramienta nos permite centralizar la información y facilita una gestión más ágil, ordenada y segura de la documentación necesaria para la prestación de nuestros servicios.
Los clientes deberán utilizar la plataforma para registrar y/o remitir sus facturas de ingresos y gastos, junto con la documentación justificativa correspondiente.
3. Documentación completa y legible
Para evitar incidencias y retrasos, es fundamental que los documentos enviados sean:
- Completos y perfectamente legibles.
- Correspondientes al período correcto.
- Identificables, especialmente cuando se trate de gastos o documentos que puedan generar dudas sobre su naturaleza.
- Acompañados, cuando sea necesario, de la información adicional que permita determinar correctamente su tratamiento contable y fiscal.
La simple remisión de un documento no sustituye a la comunicación de aquella información adicional que sea necesaria para conocer su naturaleza, finalidad o tratamiento.
4. Responsabilidad del cliente en la remisión de la información
El correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales, contables y laborales requiere que la información proporcionada por el cliente sea completa, veraz y entregada dentro de los plazos acordados.
Nuestro despacho se encargará, a partir de la información facilitada, de realizar las tareas correspondientes dentro del alcance de los servicios contratados.
Por ello, recomendamos no esperar al último momento para enviar la documentación mensual. Una remisión periódica y ordenada nos permite detectar posibles incidencias con mayor antelación y disponer del tiempo necesario para solicitar aclaraciones o documentación adicional cuando sea preciso.
5. Un sistema sencillo para trabajar mejor
Nuestro objetivo es que la gestión documental sea lo más sencilla posible para nuestros clientes. Por ello, TeamSystem Facturas Billin será el canal habitual para la remisión de la documentación contable y fiscal, evitando en la medida de lo posible el envío disperso de documentos por diferentes medios.
En resumen: cada mes, el cliente debe facilitarnos a través de TeamSystem Facturas Billin toda la información relativa a sus ingresos y gastos y comunicarnos las incidencias laborales que deban tenerse en cuenta para la elaboración de las nóminas y la liquidación de los seguros sociales.
Una documentación completa, ordenada y enviada a tiempo es la mejor garantía para que podamos prestar nuestro servicio con mayor eficacia y cumplir adecuadamente con las obligaciones de nuestros clientes.
Con carácter transitorio, y en tanto entra en vigor la obligación de la facturación electrónica, ofrecemos el servicio de recogida a domicilio de los justificantes de ingresos y gastos, para su posterior escaneo y procesamiento. Este servicio se factura como un cargo adicional.
6. Información laboral para la gestión de contratos, nóminas y seguros sociales.
Las altas de los trabajadores deben ser previas al inicio de la prestación de servicios. Para ello proporcionamos una plantilla para que nos comunique sus datos completos, el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, así como las características de su contratación: tipo de contrato, categoría profesional, jornada y horario, condiciones especiales…
Para las bajas y variaciones el plazo vigente es de seis días naturales, por lo que existe un mayor margen.
La confección de las nóminas requiere una remisión previa de cualquier variación, por lo que es necesario que la misma se nos comunique antes del día veinticinco de cada mes, a fin de poder ajustar su cálculo a la misma. Como es lógico, las incidencias posteriores a ese día nos llegarán después.